La Comunicación Interna y por qué interesa a los prevencionistas

Cada vez más, en la difusión de buenas prácticas en PRL se hace hincapié en la importancia de la Comunicación Interna como disciplina inseparable de la prevención. Probablemente, a todos nos suenen situaciones de riesgo (ya sea físico o psicosocial) que se podrían haber evitado si la comunicación entre los trabajadores de la empresa hubiera sido más eficiente. La integración de la PRL implica en distintas medidas a todos los niveles jerárquicos de una empresa, por lo que la comunicación entre ellos deberá ser eficaz. Sólo así su política de prevención formará parte de la cultura organizativa.

Tanto una disciplina como la otra son transversales, deben aplicarse en todos los niveles de la institución. Y seguro que gran parte nuestros lectores estarán de acuerdo en que no se puede prevenir sin comunicar. No nos cabe de duda de que la una y la otra deben ir de la mano.

Sin ser considerada explícitamente una técnica de prevención, la Comunicación Interna tiene dos claros objetivos:

• Proveer a empleados y directivos de la información necesaria para que se desempeñen en su trabajo de manera competente y con menos margen de error.
• Fomentar el bienestar del personal potenciando el sentimiento de pertenencia de éste dentro de la organización.

La falta de Comunicación Interna puede dar lugar al rumor: la circulación de información no confirmada por canales extraoficiales. Éste no sólo puede inducir a errores sino también generar conflictos y malestar en la plantilla.

Entrando un poco en materia

La CI es un mundo: en grandes empresas se acostumbra a tratar desde un departamento estrictamente dedicado a esta tarea. Aunque muchas veces también se aborda desde el área de Recursos Humanos.

Como nosotros vemos interesante que todo prevencionista tenga unas nociones sobre el tema, os resumimos los puntos más importantes a tener en cuenta.

Flujos de comunicación

• Comunicación descendente: es la que va desde los altos cargos a los más bajos. Puede ser tanto información como instrucciones de trabajo, metodologías y procedimientos…
• Comunicación ascendente: de la plantilla a los directivos. La información pueden ser sugerencias de mejora, quejas, informes de estado de proyectos…
• Comunicación horizontal: La que fluye entre las personas que forman los diferentes departamentos de la organización y que se encuentran en el mismo nivel técnico o similar.
• Comunicación diagonal: cruza distintos departamentos y distintos niveles. Es importante tenerla en cuenta, aunque lo habitual es que se produzca con menos frecuencia.

En todos estos flujos, la comunicación deberá ser bidireccional. Es decir, que se mueva en ambas direcciones. Que haya respuesta o feedback a lo que nos hagan llegar los compañeros.

Canales y herramientas de CI

• Intranet: o web interna donde colgar recursos, avisos de cambios en la empresa, etc.
• E-mail.
• Reuniones: siempre y cuando sean necesarias.
• Manual de bienvenida: con información de los valores y la cultura de la empresa y los recursos o comodidades que ésta ofrece al empleado.
• Revista interna (digital o impresa): un boletín con las noticias importantes para la compañía.
• Convenciones
• Tablón de anuncios.
• Buzón de sugerencias.
• Teléfonos de información.
• Jornadas de puertas abiertas.
• Software de mensajería instantánea (chat).

Aunque no todos las empresas necesiten ni tengan los recursos para instalar todos los canales mencionados, ésta es una lista genérica con ejemplos. Los propios responsables de CI deben ver cuáles se adaptan mejor a la organización. Una pyme no tiene por qué tener una intranet pero en una multinacional se puede hacer más necesario.

Por último; aunque tengamos más o menos herramientas a nuestro alcance, la Comunicación Interna es una cuestión de actitud. Ya que de nada sirven todos estos canales si la información no se comparte o no se da respuesta a las peticiones. Quien quiera poner en marcha un buen plan de CI debe ser consciente de ello y dedicarle los recursos necesarios.