Adiós a la reunionitis en 8 pasos

El calendario de Outlook te avisa de que tienes tres reuniones seguidas. Eso significa que ya tienes plan para hoy: coges tus bolis –los necesitarás para fingir que tomas notas, aunque en realidad estarás dibujando- , tu cuaderno, el móvil y te vas, resignado, a echar el día. Como quién va al campo un domingo.

¿Por qué ocurre eso? ¿Por qué todos dibujan en las reuniones? ¿Por qué sales siempre con la sensación de haber perdido el tiempo? ¿Por qué todas acaban convirtiéndose en un largo debate sobre un tema que ni siquiera estaba en el orden del día –si es que lo había- y sin haber tomado una decisión clara sobre casi nada, quitando la de cambiar la máquina de café?

¿Qué suele pasar en las reuniones?

Normalmente las reuniones están mal planteadas: tratan sobre temas poco prácticos, aportan muy poca información de interés, se desvían del tema, no se preparan adecuadamente, no se toman decisiones ni se asignan tareas.

Es por eso que la mayoría derivan en más reuniones inútiles y casi nunca valen lo que vale el tiempo de todas las personas presentes. Según NY Times, un trabajador estadounidense pasa 45 horas a la semana trabajando y de éstas, 5,6 las pasa en reuniones, de las cuales un 71% son poco o nada productivas.

¿Cómo hacerlas productivas?

Para que una reunión sea productiva, debe haber un encargado de determinar si es realmente necesaria, establecer un tiempo límite de duración, invitar a la menor cantidad de gente posible, prepararla y, lo más importante de todo, se debe llegar a una conclusión y asignar las tareas para implementarla.

Si el responsable de turno sigue estas recomendaciones –ojo, que parecen sencillas pero en la práctica no lo son tanto- seguramente esos encuentros serán más útiles para todos.

1. Establecer una figura de moderador: Éste deberá encargarse de que la conversación no se vaya por las ramas, de leer los puntos del día y ceder la palabra a los implicados. Además, el moderador deberá elaborar un acta que después enviará a todos los participantes, donde se indicarán las decisiones tomadas, las tareas asignadas y los plazos de entrega.
2. Las reuniones deberían tener una duración máxima de 15 minutos:Siempre que se pueda, se debe establecer un tiempo estimado de duración, y cumplirlo (y los expertos recomiendan que no excedan los 15 minutos). Una opción para no dilatarse en conversaciones que nada tienen que ver con el trabajo es usar una alarma para que avise de cuando ha llegado la hora de marcharse de la sala, o simplemente para recordar a los asistentes que ha llegado el momento de sacar las conclusiones pertinentes.
3. Establecer y encargar las tareas: Sea cuál sea el tipo de empresa a la que perteneces, en ella se hacen reuniones con el objetivo único de sacar conclusiones y tomar decisiones en base a ellas. Por eso, tiene que haber un encargado de despiezar las tareas que implica la decisión tomada y delegarlas por escrito a los departamentos correspondientes.
4. El acta, siempre por escrito y con copia a todos los asistentes que, según algunos expertos, jamás deben ser más de diez .
5. Solo debe tratarse un tema concreto: Es más productivo hacer 4 reuniones (en días separados) de 15 minutos y centrarse en debatir un punto concreto. Si se pretende abarcar todo un proyecto, es evidente que se perderá el tiempo.
6. Una reunión a primera hora del lunes: también de 15 minutos y que responda a estas tres preguntas: ¿Qué se ha hecho desde la semana pasada? ¿Qué se va a hacer esta semana? ¿Cuáles son las prioridades y obstáculos de cada departamento? Esta reunión dejará claras las prioridades y las necesidades de cada departamento, pudiendo proporcionar a todos los empleados una visión de conjunto de las metas para esa semana.
7. Di NO a las presentaciones: Todos los asistentes deben haberse preparado la reunión previamente. Todos sabrán en qué punto se está y cuál es el motivo real de la reunión, por lo que permitirá ir al grano.
8. Un último punto que quizás debería ser el primero: No hacerlas.Todo aquello que se pueda resolver mediante correos electrónicos, programas de chat y otras herramientas, será bienvenido. Además, quedará todo por escrito y no habrá dudas al respecto.

¡Esperamos que os sirvan!